Mẹo quản lý và sắp xếp file máy tính hiệu quả

Làm thế nào để tổ chức các tập tin trên máy tính của bạn? Làm thế nào là vô cùng quan trọng vì thao tác này giúp đảm bảo hệ thống chạy trơn tru và ổn định. Bài viết sẽ gợi ý cho bạn một số Làm thế nào để quản lý các tập tin trên máy tính của bạn? Đơn giản mà hiệu quả!

Mẹo quản lý và sắp xếp các tập tin máy tính một cách hiệu quả

Loại bỏ rác

Nếu có dữ liệu không cần thiết trên máy tính của bạn, hãy tìm và xóa nó càng sớm càng tốt. Đây là một giải pháp tốt để dọn dẹp ổ đĩa, “nhận” dữ liệu hữu ích mới. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn từng bước để dọn dẹp Windows 10 một cách tốt nhất. Nếu bạn vô tình xóa một thứ gì đó do nhầm lẫn, bạn luôn có thể khôi phục nó từ Thùng rác.

Nhóm các tệp vào các thư mục

Thư mục là “cốt lõi” của việc tổ chức hệ thống tốt. Chúng cho phép bạn nhóm các tệp thành các bộ sưu tập hợp lý. Theo mặc định, Windows đi kèm với các thư viện như Các tài liệuNhững bức ảnh. Trong File Explorer, nhấp chuột phải và chọn Mới> Thư mục để bắt đầu tạo.

Bạn có thể tạo cấu trúc thư mục trên giấy trước khi bắt đầu sắp xếp. Ví dụ: bạn có thể chia các thư mục Những bức ảnh theo sự kiện, con người, địa điểm … hoặc tách biệt Tài liệu tài liệu cho công việc và cuộc sống. Bạn cũng có thể tạo các thư mục trong các thư mục. Nhưng đừng thử phân cấp quá sâu, vì bạn sẽ phải nhấp qua các thư mục liên tục để tìm thông tin bạn muốn.

>>> Xem thêm :  Cách đặt mật khẩu thư mục, đặt pass thư mục, folder trên máy tính bằng Folder Guard

Tạo một quy ước đặt tên nhất quán

Tốt nhất, bạn nên có một quy ước đặt tên nhất quán cho cả thư mục và tệp. Quy ước này phải ngắn gọn và rõ ràng những gì bên trong mà không cần phải mở nó ra. Đừng quên File Explorer có thể hiển thị cho bạn rất nhiều siêu dữ liệu tốt. Trong ruy-băng, đi tới Xem> Thêm cột. Tại đây bạn có thể thêm các cột như Ngày thay đổi, Loại hình Các tác giả. Điều này có nghĩa là bạn không cần đưa thông tin này vào tên tệp.

Một số mẹo quy ước đặt tên đáng thử:

  • Khi sử dụng số thứ tự ở đầu tên, hãy sử dụng số 0 để hỗ trợ phân loại (ví dụ: 001, 002).
  • Đảm bảo rằng cách phát âm và ngữ pháp của bạn chính xác để chúng xuất hiện trong mọi tìm kiếm.
  • Không sử dụng các từ viết tắt vì bạn dễ quên nghĩa của chúng sau một thời gian sử dụng không thường xuyên.

Truy cập nhanh vào các thư mục và tệp

Tổ chức các tệp theo hệ thống thư mục là rất tốt, nhưng bạn không cần phải điều hướng qua cấu trúc này mỗi khi bạn muốn tìm thứ gì đó. Windows có một chức năng tìm kiếm mạnh mẽ. Chỉ cần mở menu Bắt đầubắt đầu nhập và nó sẽ quét mọi thứ trên PC.

Bạn có thể ghim các thư mục thường dùng vào menu Bắt đầu. Nhấp chuột phải và chọn Ghim để bắt đầu để làm điều này. Ngoài ra, bạn có thể kéo thư mục vào thanh tác vụ để ghim vào đây. Sau đó nhấp chuột phải vào biểu tượng Chương trình quản lý dữ liệunó xuất hiện trong đã sửa.

>>> Xem thêm :  6 cách sao lưu dữ liệu trên máy tính dễ dàng và hiệu quả
Trình xem File Explorer

Cuối cùng, bạn có thể điều chỉnh Chương trình quản lý dữ liệur để có cái nhìn tổng quan hơn về dữ liệu. Chuyển sang các tab Lượt xem Trong Băng. Tại đây bạn có thể chọn các cách phân loại khác nhau, kích hoạt bảng thông tin chi tiết, thay đổi bố cục và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể thay đổi cài đặt theo Va li công tác. Ví dụ: bố cục biểu tượng lớn cho thư mục hình ảnh, định dạng danh sách cho tài liệu …

Sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây

Nếu bạn thường xuyên cộng tác với người khác thông qua tệp hoặc di chuyển giữa các thiết bị như máy tính xách tay và máy tính để bàn, việc gửi tệp qua lại có thể là một vấn đề thực sự đau đầu. Kết quả là bạn sẽ có nhiều tệp ở những nơi khác nhau. Để giải quyết vấn đề này, hãy sử dụng nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí như OneDrive, Google Drive. Các dịch vụ này thường tích hợp trực tiếp vào File Explorer để bạn có thể quản lý tất cả các tệp của mình ở một nơi và đồng bộ hóa chúng trên tất cả các thiết bị của mình.

Xóa các tệp trùng lặp và sử dụng phím tắt

Có nhiều bản sao của cùng một tệp không chỉ gây lãng phí dung lượng mà còn không thể đồng bộ hóa các thay đổi giữa chúng. Điều này dẫn đến việc bạn có nhiều phiên bản của cùng một tài liệu. Đó là lý do tại sao bạn nên sử dụng chương trình quét tệp trùng lặp như dupeGuru để loại bỏ chúng kịp thời.

Các bản sao tệp thường xuất hiện khi chúng được lưu trữ ở các vị trí khác nhau. Đừng. Sử dụng phím tắt để thay thế. Trong thư mục đó, nhấp chuột phải và chọn Mới> Phím tắtvà sau đó làm theo hướng dẫn.

>>> Xem thêm :  Có thể lắp song song SSD và HDD cho Laptop được không?

Sử dụng ứng dụng ghi chú

Sử dụng các ứng dụng ghi chú miễn phí như OneNote, Evernote… sẽ giúp bạn lưu giữ những thông tin quan trọng trong công việc hay cuộc sống hàng ngày thay vì tốn tiền mua những tập giấy ghi chú chỉ dùng được một lần rồi vứt đi. Hầu hết các ứng dụng ghi chú đều cho phép bạn lưu tệp cục bộ hoặc trực tuyến, giúp bạn dễ dàng sử dụng trong các tổ chức hoặc cá nhân.

Chỉ lưu tệp cũ nếu bạn thực sự cần nó

Bảng thuộc tính tệp trên Windows 10

Một số người thích tạo một thư mục “Lưu trữ” trên máy tính của họ để đưa các tệp cũ vào đó. Nhưng hành động này đôi khi “giấu bụi dưới thảm”. Thông thường, một thư mục lưu trữ được sử dụng để lưu trữ các tệp không còn được truy cập thường xuyên nhưng vẫn cần được lưu trữ. Nói chung, nó tách biệt với ổ đĩa chính và bạn cũng có thể sử dụng các giải pháp lưu trữ rẻ hơn.

Để tìm lịch sử của một tệp, hãy nhấp chuột phải vào tệp đó và chọn Đặc tính. Tại đây, bạn có thể thấy thời điểm tệp được tạo – Tạochắc chắn – Đã thay đổi và có được quyền truy cập – Đã truy cập.

Nhóm các tệp theo ngày sửa đổi rất đơn giản. Trong File Explorer, nhấp vào hộp tìm kiếm ở trên cùng bên phải, sau đó sử dụng menu thả xuống Ngày thay đổi trên băng. Bạn có thể liên kết tham số này với một chuỗi tìm kiếm khác. Tìm v.d. tập tin Bến tàu Chỉnh sửa lần cuối vào năm 2019.

Nhìn chung, việc lưu các tập tin cũ không ảnh hưởng đến hệ thống. Bạn chỉ không nên làm điều này nếu ổ đĩa chính sắp hết dung lượng lưu trữ.

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn sắp xếp và quản lý tệp hiệu quả trên PC của mình. Nếu bạn biết những cách khác, đừng ngại chia sẻ với Wikilaptop.com nhé!