Cách đặt mật khẩu, bảo vệ dữ liệu trong Excel 2016

Excel thường chứa rất nhiều dữ liệu quan trọng vì nó có thể liên quan đến lương, thông tin cá nhân nhạy cảm về nhân viên, danh sách khách hàng … Vì vậy, việc bảo vệ dữ liệu file Excel là thực sự cần thiết, nhất là trong thời buổi máy tính thường xuyên bị tấn công mạng như hiện nay.

Hầu hết tất cả dữ liệu cá nhân của bạn như tài khoản email, tài khoản mạng xã hội, thậm chí cả thiết bị di động đều phải được bảo mật theo một cách nào đó. Nếu vậy, khi bạn sở hữu một bảng tính có quá nhiều dữ liệu quan trọng, thì tất nhiên nó xứng đáng được lưu trữ một cách an toàn.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách bảo vệ tệp Excel trên máy tính. Cho dù bạn muốn hạn chế quyền truy cập vào toàn bộ tài liệu hay chỉ đơn giản là ngăn chặn các thay đổi của tệp, bạn chỉ mất vài phút để làm như vậy. Nếu bạn lo lắng về việc bảng tính rơi vào tay kẻ xấu và dữ liệu bị tung lên mạng, hãy cùng Wikilaptop.com xử lý ngay trước khi quá muộn!

Office 2016 Office 2016 dành cho Mac

Cách đặt mật khẩu bảo vệ tệp Excel

Microsoft Excel 2016 cho phép bạn dễ dàng mã hóa toàn bộ bảng tính của mình bằng cách nhập mật khẩu. Chỉ với 3 bước đơn giản dưới đây:

>>> Xem thêm :  Cách tra cứu mã số thuế người phụ thuộc

Bước 1: Đi tới phần Tập tin > Thông tin > Bảo vệ sổ làm việc.

Đặt mật khẩu bảo vệ cho các tệp Excel

Bước 2: Chọn Mã hóa bằng mật khẩu trong menu thả xuống, sau đó nhập mật khẩu bạn muốn đặt và nhấn Được chứ.

Nhập mật khẩu để bảo vệ tệp Excel
Nhập mật khẩu để bảo vệ tệp Excel

Bước 3: Nhập xác nhận mật khẩu một lần nữa.

Vì vậy, lần sau khi bạn mở tệp này trong Excel, bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu để truy cập nó.

Hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu cho tệp Excel mỗi khi bạn mở tệp
Hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu cho tệp Excel mỗi khi bạn mở tệp

Có một điều đặc biệt cần được ghi nhớ: Đảm bảo rằng bạn không quên mật khẩu của mình. Bởi vì, sau khi bảo mật tệp Excel, nhưng bạn không thể mở bảng tính quan trọng được nữa, điều này thật đau đầu chẳng kém gì hacker lấy được tệp đó!

Cho phép truy cập vào các tệp Excel ở chế độ ‘Chỉ đọc’ hoặc ‘Chỉ đọc’

Cách đặt mật khẩu file Excel như trên quá đơn giản. Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể, bạn muốn cho phép người dùng xem dữ liệu trên tệp, nhưng không được chỉnh sửa hoặc thao tác bất cứ điều gì ảnh hưởng đến dữ liệu. Cách đơn giản dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.

Bấm vào phần Tập tin > lưu thành > Lựa chọn khác.

Đặt tệp Excel thành chế độ chỉ đọc
Đặt tệp Excel thành chế độ chỉ đọc

nhấp chuột Công cụ > Các tùy chọn chung trong menu thả xuống.

Đặt mật khẩu để bảo vệ tệp Excel ở chế độ chỉ đọc

Trong phần này, bạn sẽ thấy 2 tùy chọn: Mật khẩu để mởMật khẩu để thay đổi. Khả năng Mật khẩu để mở cho phép bạn đặt mật khẩu khi mở tệp (tương tự như hành động trong phần trên), tùy chọn Mật khẩu để thay đổi là cho phép người dùng mở tệp nhưng hạn chế chỉnh sửa tệp. Nếu bạn muốn đặt một số hạn chế, bạn có thể đặt mật khẩu cho phần đó, các tùy chọn còn lại có thể để trống.

>>> Xem thêm :  Cách thiết lập mã hóa cấp quân đội trên Windows 11

Tệp ở chế độ chỉ đọc và nếu bạn muốn chỉnh sửa nó, bạn phải nhập mật khẩu
Tệp mở ở chế độ chỉ đọc và nếu bạn muốn chỉnh sửa nó, bạn phải nhập mật khẩu

Bảo vệ bằng bảng tính (trang tính) trong Excel

Nếu tài liệu của bạn có nhiều hơn một trang tính (xem bài viết: Làm việc với Trang tính trong Excel), bạn có thể muốn hạn chế quyền truy cập vào từng trang tính, không phải toàn bộ tài liệu. Và đây là những gì bạn cần biết:

Giữ nguyên Kiểm tra lạibạn chọn Bảo vệ trang tính.

Bảo vệ bảng tính trên Microsoft Excel 2016
Bảo vệ bảng tính trên Microsoft Excel 2016

Tại đây bạn sẽ nhận được một hộp thoại để nhập mật khẩu bảo vệ cho trang tính đang mở hiện tại.

Đặt mật khẩu để bảo vệ Trang tính trên Excel
Đặt mật khẩu để bảo vệ Trang tính trên Excel

Trong hộp thoại Bảo vệ trang tính Bạn sẽ thấy rằng có một số hạn chế khi làm việc với trang tính sẽ bị khóa. Ví dụ như khóa chọn ô, khóa định dạng, khóa chèn hàng / cột, khóa xóa cột… Tùy vào mục đích sử dụng mà bạn nên chọn một khóa trang tính phù hợp.

Thêm mật khẩu vào tệp Excel bằng VBA

Phương pháp này được sử dụng nếu bạn có một số kinh nghiệm lập trình vì nó sử dụng macro VBA. Chế độ bảo mật này ngoài việc hạn chế quyền truy cập và chỉnh sửa tệp, nó còn cho phép bạn có thêm một số biện pháp bảo vệ thông qua mã. Đầu tiên bạn phải đi đến Nhà phát triển > Macro.

Trên tab Nhà phát triển, hãy chọn Macro
Trên tab Nhà phát triển, hãy chọn Macro

Để tạo một macro mới, bạn cần đặt tên cho nó, trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sử dụng tên ‘mật khẩu mở khóa

>>> Xem thêm :  Avast vs Avira: Phần mềm diệt virus nào tốt hơn?

Đặt tên cho macro trong Excel
Đặt tên cho macro trong Excel

Với mục đích của bài tập này, chúng tôi sẽ sử dụng dòng mã sau:

Range("A1").Value = "Mat-Khau"

Tuy nhiên, trong thực tế, bạn có thể cần phải điều chỉnh phạm vi ô mà bạn muốn bảo vệ, điều này có thể không đúng trong trường hợp này A1 nhưng phạm vi MỘT[x]:NHƯNG[y] một số. TRONG Trình soạn thảo Visual Basicđiều hướng đến phần tử Công cụ > Thuộc tính VBAProject.

Trong tab Sự bảo vệ, bạn sẽ tìm thấy một phần hộp kiểm cho phép bạn khóa chế độ xem dự án. Ngoài ra, có các trường cho phép bạn thêm mật khẩu bảo vệ để ngăn truy cập vào các thuộc tính của dự án.

Thuộc tính dự án

Cần lưu ý rằng mặc dù loại bảo vệ này khá hữu ích nhưng nó cũng có nhiều hạn chế, đặc biệt là về khả năng khôi phục và loại bỏ. Vì vậy, nếu bạn không phải là một chuyên gia, đừng làm theo cách này.

Trên đây là một số cách bảo vệ dữ liệu trong file Excel mà bạn có thể sử dụng. Ngoài những cách bảo mật trên thì hiện nay có rất nhiều loại virus làm cho máy tính của bạn bị mất dữ liệu hoặc Mã hóa dữ liệu (ngay cả khi bạn đã đặt mật khẩu). Vì vậy, ngoài việc đặt mật khẩu bảo vệ tệp Excel của mình, bạn cũng nên lưu trữ tệp đó trên các nguồn đáng tin cậy như Google Drive, OneDrive hoặc Dropbox. Đồng bộ hóa dữ liệu giữa các kênh lưu trữ trực tuyến Nó không chỉ giữ an toàn cho dữ liệu của bạn mà còn giúp bạn truy cập ở mọi nơi, trên mọi thiết bị!

Có thể bạn quan tâm: